Hướng dẫn sử dụng Rainbow Center dành cho Phòng Kinh Doanh
Tài liệu này hướng dẫn nhân sự Kinh Doanh sử dụng Rainbow Center trong quá trình theo dõi công việc, KPI, doanh số, dự án, tiến độ, báo cáo, thông báo và các hoạt động vận hành liên quan. Mục tiêu là giúp mỗi nhân sự biết rõ hôm nay cần làm gì, dữ liệu cần cập nhật ở đâu và cách theo dõi kết quả công việc trên cùng một hệ thống.
Video hướng dẫn thao tác trực tiếp
Video sẽ mô phỏng quy trình đăng nhập, truy cập phân hệ, cập nhật công việc, KPI, doanh số và theo dõi báo cáo trên Rainbow Center.
Tổng quan Phân hệ Kinh Doanh
Phân hệ Kinh Doanh là không gian làm việc dành cho các hoạt động liên quan đến kinh doanh, quản lý mục tiêu, theo dõi doanh số, tiến độ công việc, báo cáo và phối hợp giữa cá nhân, Team Leader và Ban điều hành.
Theo dõi đầu việc, mức độ ưu tiên, người phụ trách, thời hạn và tình trạng hoàn thành.
Theo dõi mục tiêu cá nhân, Team, chi nhánh và mức độ hoàn thành trong kỳ.
Cập nhật và theo dõi kết quả kinh doanh theo các chiều dữ liệu được hệ thống thiết lập.
Tổng hợp kết quả công việc theo ngày, tuần và tháng phục vụ quản trị và đánh giá.
Đăng nhập và truy cập Phòng Kinh Doanh
Trước khi sử dụng các chức năng, nhân sự cần đăng nhập bằng tài khoản Rainbow Center được Công ty cấp.
Truy cập center.rainbow.com.vn bằng trình duyệt trên máy tính hoặc thiết bị được Công ty cho phép.
Điền tên đăng nhập và mật khẩu được cấp. Không chia sẻ tài khoản với người khác.
Sau khi đăng nhập, chọn Phòng Kinh Doanh từ menu hoặc Daily Focus.
Làm quen với màn hình tổng quan
Màn hình tổng quan được sử dụng để giúp người dùng nhanh chóng nhận biết trạng thái công việc, KPI, doanh số, thông báo và các nội dung cần ưu tiên.
Quản lý công việc
Mỗi công việc nên được cập nhật trực tiếp trên hệ thống để Team Leader và Ban điều hành có thể theo dõi tiến độ thực tế.
| Thông tin | Ý nghĩa | Nguyên tắc cập nhật |
|---|---|---|
| Tên công việc | Nội dung chính cần thực hiện. | Viết rõ ràng, dễ hiểu, không đặt tên quá chung chung. |
| Người phụ trách | Nhân sự chịu trách nhiệm chính. | Kiểm tra đúng người trước khi lưu. |
| Thời hạn | Mốc cần hoàn thành. | Cập nhật ngày giờ thực tế. |
| Trạng thái | Chưa làm, đang làm, hoàn thành hoặc trạng thái khác theo hệ thống. | Phải phản ánh đúng tình hình thực tế. |
| Tiến độ | Mức độ hoàn thành của công việc. | Cập nhật khi có thay đổi quan trọng. |
Quy trình xử lý một đầu việc
Kiểm tra nội dung, người giao việc, thời hạn và các tài liệu liên quan.
Chuyển trạng thái phù hợp và chủ động thực hiện công việc.
Khi có thay đổi quan trọng, cập nhật tiến độ hoặc ghi chú để người quản lý nắm được tình hình.
Chỉ đánh dấu hoàn thành sau khi công việc thực tế đã được xử lý đầy đủ.
KPI & mục tiêu kinh doanh
KPI giúp nhân sự và quản lý theo dõi khoảng cách giữa mục tiêu được giao và kết quả thực hiện.
Theo dõi mục tiêu và kết quả của chính tài khoản đang đăng nhập.
Tổng hợp kết quả hoạt động của nhóm theo quyền truy cập.
Dùng để theo dõi kết quả theo đơn vị hoạt động khi hệ thống có cấu hình.
Sử dụng đúng bộ lọc thời gian trước khi đánh giá kết quả.
Cập nhật và theo dõi doanh số
Doanh số là dữ liệu quan trọng của phân hệ Kinh Doanh. Khi được phân quyền nhập liệu, nhân sự cần cập nhật đúng thông tin theo biểu mẫu hệ thống.
Dự án và tiến độ
Các dự án hoặc chương trình kinh doanh nên được quản lý theo mục tiêu, người phụ trách, thời hạn và tiến độ để tránh tình trạng công việc tồn tại nhưng không có người chịu trách nhiệm.
Phải xác định rõ cá nhân chịu trách nhiệm chính.
Mỗi dự án hoặc đầu việc cần có mốc thời gian cụ thể.
Cập nhật theo tình hình thực tế thay vì chờ đến ngày cuối.
Sau khi hoàn thành cần ghi nhận kết quả hoặc đầu ra.
Báo cáo cá nhân, Team và Phòng Kinh Doanh
Báo cáo cần phản ánh được: đã làm gì, kết quả ra sao, còn việc gì chưa hoàn thành, nguyên nhân và kế hoạch tiếp theo.
| Loại báo cáo | Nội dung chính | Mục tiêu quản trị |
|---|---|---|
| Báo cáo ngày | Công việc trong ngày, kết quả, vấn đề phát sinh. | Theo dõi vận hành ngắn hạn. |
| Báo cáo tuần | Tổng hợp KPI, doanh số, công việc, tiến độ và kế hoạch tuần tiếp theo. | Đánh giá hiệu suất và điều chỉnh ưu tiên. |
| Báo cáo tháng | Tổng hợp kết quả tháng, mục tiêu, xu hướng và vấn đề chính. | Phục vụ đánh giá và lập kế hoạch tháng tiếp theo. |
Quy trình & checklist
Phân hệ Kinh Doanh không chỉ dùng để xem số liệu mà còn là nơi nhân sự làm việc theo quy trình thống nhất của Công ty.
Cuộc họp và biên bản
Khi cuộc họp được quản lý trên Rainbow Center, thông tin cuộc họp nên được cập nhật đầy đủ để các bên liên quan có thể theo dõi nội dung thống nhất sau họp.
Kiểm tra thời gian, nội dung, thành phần và tài liệu cần chuẩn bị.
Cập nhật biên bản, kết luận, đầu việc và người phụ trách.
Thông báo và thông tin từ Công ty
Nhân sự cần kiểm tra thông báo trên Rainbow Center thường xuyên để không bỏ sót yêu cầu từ Ban điều hành, quản lý hoặc các phòng ban liên quan.
Ưu tiên các thông báo quan trọng, khẩn hoặc có thời hạn.
Không chỉ đọc tiêu đề; kiểm tra yêu cầu thực hiện và thời hạn.
Nếu thông báo yêu cầu cập nhật dữ liệu hoặc thực hiện công việc, cần xử lý ngay trong phân hệ tương ứng.
Checklist trước khi kết thúc ngày làm việc
Câu hỏi thường gặp
Không thấy Phân hệ Kinh Doanh thì làm gì?
Nhập dữ liệu nhưng dashboard chưa thay đổi?
Tại sao tôi không nhìn thấy số liệu của người khác?
Có thể sử dụng Rainbow Center trên điện thoại không?
Khi phát hiện dữ liệu sai cần làm gì?
Một hệ thống – Một nguồn dữ liệu – Một cách làm việc thống nhất
Mỗi nhân sự cập nhật đúng công việc của mình sẽ giúp Team Leader và Ban điều hành theo dõi chính xác hoạt động kinh doanh, phát hiện vấn đề sớm và đưa ra quyết định nhanh hơn.
Truy cập Phòng Kinh Doanh →
