Hướng dẫn sử dụng Rainbow Center
Tài liệu vận hành đầy đủ cho nhân sự, Leader và quản lý: từ lần đầu đăng nhập đến nhập liệu, phê duyệt, kiểm kho, sản xuất/QC, báo cáo, xuất file, mobile, bảo mật và xử lý lỗi. Mỗi phân hệ có Data Dictionary, mô phỏng tương tác, quy trình chi tiết, điểm kiểm soát và checklist hoàn tất.
Cách dùng tài liệu này
- Chọn phân hệ ở mục lục bên trái.
- Đọc phần “Trước khi thao tác” trước khi nhập dữ liệu.
- Dùng Data Dictionary để hiểu đúng từng trường.
- Chạy mô phỏng theo từng bước hoặc Auto.
- Đọc tình huống / lỗi trước khi xử lý dữ liệu thật.
- Hoàn tất checklist trước khi rời phân hệ.
Lộ trình làm quen Rainbow Center
Hoàn thành từng nhóm để đảm bảo người dùng có thể tự thao tác, tự kiểm tra và tự xử lý các lỗi cơ bản trước khi chuyển cấp.
Vận hành cá nhân
Office → Rainbow Me → Documents → xử lý lỗi cơ bản.
Quản lý đội nhóm
Sales / HR → kiểm tra dữ liệu → phê duyệt → báo cáo.
Nghiệp vụ phòng ban
Marketing / Finance / Warehouse / Production & QC.
Chuẩn hóa & truy vết
Status, evidence, export, audit trail và escalation.
Tổng quan và nguyên tắc sử dụng
Rainbow Center là cổng điều hành nội bộ tập trung thông tin, dữ liệu, quy trình và báo cáo. Mục tiêu không chỉ là “nhập được dữ liệu” mà là dữ liệu phải đúng người, đúng kỳ, có căn cứ và truy vết được.
Đúng tài khoản
Kiểm tra họ tên, username và bộ phận trước khi nhập hoặc duyệt dữ liệu.
Đúng phạm vi
Kiểm tra phân hệ, chi nhánh, thương hiệu, kho, khu vực hoặc đơn vị đang thao tác.
Đúng thời gian
Xác nhận ngày, tuần, tháng hoặc kỳ trước khi nhập dữ liệu.
Đúng đối tượng
Đối chiếu nhân sự, SKU, campaign, chứng từ, hồ sơ hoặc lô sản xuất.
Đủ căn cứ
Không gửi duyệt khi còn thiếu file, ảnh, bill, ghi chú hoặc trường bắt buộc.
Có xác nhận
Sau khi lưu, chờ trạng thái thành công và mở lại bản ghi với dữ liệu quan trọng.
Hướng dẫn bắt đầu sử dụng lần đầu
Thực hiện theo thứ tự dưới đây để tránh lỗi đăng nhập, camera, vị trí và quyền truy cập.
Mở đúng địa chỉ
Truy cập center.rainbow.com.vn bằng Chrome hoặc Safari.
Đăng nhập
Dùng đúng tài khoản cá nhân được cấp.
Kiểm tra hồ sơ
Xác nhận tên, username, bộ phận và quyền.
Cấp quyền thiết bị
Cho phép Camera / Vị trí khi dùng chấm công.
Kiểm tra menu
Xem các phân hệ được cấp; thiếu quyền thì báo quản trị.
Nếu đăng nhập lỗi
Kiểm tra username, mật khẩu, mạng và trình duyệt. Không dùng tài khoản của người khác để “thử”.
Nếu thiếu phân hệ
Chụp màn hình menu, gửi username và phân hệ cần truy cập cho quản trị quyền.
Nếu Camera / Location lỗi
Mở cài đặt trình duyệt, cấp quyền, đóng tab và mở lại hệ thống.
Vai trò và phạm vi quyền
Quyền thực tế phụ thuộc cấu hình tài khoản. Bảng dưới đây giúp hiểu trách nhiệm và điểm kiểm soát của từng nhóm.
| Vai trò | Phân hệ thường dùng | Thao tác chính | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Nhân viên | Rainbow Office, Rainbow Me, Documents | Xem thông tin, chấm công, gửi yêu cầu cá nhân | Không chỉnh dữ liệu của người khác nếu không được cấp quyền |
| PG / Sales | Sales, Rainbow Me, Office | Nhập doanh số, xem KPI, công và lịch | Đúng ngày, chi nhánh, nhân sự, SKU |
| Leader | Sales, HR giới hạn, Approval | Theo dõi nhóm, kiểm tra, duyệt theo quyền | Không duyệt khi chưa đối chiếu căn cứ |
| HR | HR, Attendance, Schedule, Leave | Hồ sơ, ca, phép, công, KPI | Kiểm tra username / mã nhân sự |
| Marketing | Marketing, Documents | Content, campaign, KPI, chi phí | Đúng brand, campaign, kỳ |
| Finance | Finance, Approval | Thu/chi, chứng từ, báo cáo | Đúng kỳ, danh mục, số tiền, chứng từ |
| Kho / Sản xuất / QC | Warehouse, Production, QC | Tồn, kiểm kho, lệnh SX, QC | Đúng địa điểm, SKU, lô, số lượng |
| Quản lý / Admin | Theo phạm vi được cấp | Điều phối, duyệt, giám sát | Thay đổi quan trọng phải có căn cứ |
Chuẩn nhập liệu, mã ca và bằng chứng
Dữ liệu chỉ đáng tin khi mọi người dùng cùng một chuẩn. Nếu chưa chắc, ưu tiên mã định danh, ngày thực tế, version và trạng thái hệ thống.
Ngày / kỳ
- Dùng ngày thực tế phát sinh.
- Không lấy ngày nhập thay cho ngày nghiệp vụ.
- Kiểm tra bộ lọc trước khi lưu.
Số tiền / số lượng
- Nhập số thực tế.
- Đối chiếu tổng trước khi Submit.
- Không gộp các đối tượng khác nhau vào một dòng.
Tệp / chứng từ
- Đúng hồ sơ.
- Tên file rõ ràng.
- Kiểm tra upload thành công.
| Mã ca | Thời gian | Diễn giải |
|---|---|---|
| S8 | 08:00–14:00 | Ca sáng |
| C8 | 14:00–22:00 | Ca chiều/tối |
| S4 | 09:00–13:00 | Ca sáng 4 giờ |
| G4 | 14:00–18:00 | Ca giữa 4 giờ |
| C4 | 18:00–22:00 | Ca tối 4 giờ |
Chuẩn lưu, gửi, trả lại và phê duyệt
Nút “Lưu” không đồng nghĩa với “Đã nộp”. Luôn kiểm tra trạng thái sau mỗi bước.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Nên làm | Không nên làm |
|---|---|---|---|
| Draft | Nháp, chưa gửi | Hoàn thiện tiếp | Không coi là đã nộp |
| Saved | Đã lưu dữ liệu | Mở lại kiểm tra | Có thể chưa gửi duyệt |
| Submitted | Đã gửi | Theo dõi trạng thái | Không gửi lặp |
| Pending | Chờ duyệt | Chờ / bổ sung khi được yêu cầu | Không tạo bản thay thế |
| Approved | Đã duyệt | Thực hiện bước tiếp theo | Không sửa trái quy trình |
| Returned | Trả lại để sửa | Đọc ghi chú và sửa đúng phần | Không tạo bản mới |
| Rejected | Không chấp nhận | Xem lý do và xử lý lại | Không gửi lại y hệt |
| Locked | Bản ghi / kỳ bị khóa | Liên hệ người có quyền | Không lách bằng bản mới |
Rainbow Office
Trung tâm điều hành chung để đọc thông báo, theo dõi kế hoạch, tìm tài liệu và chuyển sang đúng phân hệ nghiệp vụ.
Rainbow Office
Đối tượng sử dụng: Toàn bộ nhân sự
Minh họa Rainbow Office
Thông báo điều hành · kế hoạch · tài liệu · điều hướng nghiệp vụ
Đầu vào bắt buộc
- Thông báo mới
- Kế hoạch / chương trình
- Tài liệu ban hành
- Quyền truy cập
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Đầu việc đã xác định
- Tài liệu đúng version
- Phân hệ xử lý tiếp theo
- Trạng thái đã theo dõi
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Nhân viên | Đọc thông báo, mở tài liệu, chuyển sang nghiệp vụ. |
| Leader | Theo dõi đầu việc nhóm, xác nhận phạm vi áp dụng. |
| Admin | Đăng / quản lý nội dung và phân quyền nếu được giao. |
Câu hỏi thường gặp
Có phải đọc hết mọi thông báo?
Ưu tiên thông báo áp dụng cho vai trò / bộ phận của bạn, nhưng không nên bỏ qua thông báo Mới hoặc Khẩn.
Đã đọc có nghĩa đã xử lý?
Không. Đã đọc chỉ là trạng thái xem; nghiệp vụ vẫn phải được hoàn tất ở phân hệ tương ứng.
Tài liệu cũ trên máy có dùng được không?
Chỉ khi đã đối chiếu version và ngày hiệu lực với hệ thống.
Phạm vi và trọng tâm
- Theo dõi thông báo mới, khẩn và có deadline gần.
- Mở kế hoạch tuần / tháng và đối chiếu đầu việc.
- Tải đúng biểu mẫu hoặc quy trình đang hiệu lực.
- Chuyển nhanh sang HR, Sales, Marketing, Finance, Kho.
- Dùng như điểm khởi đầu của toàn bộ ngày làm việc.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Đăng nhập đúng tài khoản cá nhân.
- Kiểm tra ngày hiện tại.
- Đọc thông báo Mới / Khẩn trước.
- Không sử dụng biểu mẫu cũ đã lưu riêng nếu chưa đối chiếu version.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Loại nội dung | Thông báo, Kế hoạch, Chương trình, Tài liệu. |
| Ngày cập nhật | Thời điểm nội dung được đăng hoặc sửa. |
| Phạm vi áp dụng | Toàn công ty, bộ phận, khu vực hoặc chi nhánh. |
| Người phụ trách | Đơn vị chịu trách nhiệm triển khai. |
| Deadline | Mốc phải hoàn tất hoặc phản hồi. |
| Tệp liên quan | Biểu mẫu, quy trình, file hướng dẫn hoặc liên kết nghiệp vụ. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Mở đúng tài khoản và kiểm tra ngày hiện tại.
- Xem thông báo Mới / Khẩn trước các tác vụ khác.
- Kiểm tra version tài liệu được dẫn chiếu.
Trong khi thao tác
- Đọc phạm vi áp dụng, deadline, người phụ trách.
- Tách rõ việc cần đọc và việc cần thực hiện.
- Chuyển sang đúng phân hệ để xử lý.
Sau khi thao tác
- Quay lại Office kiểm tra đầu việc chưa xử lý.
- Lưu tài liệu / ghi chú cần đối chiếu.
- Đảm bảo không bỏ sót deadline trong ngày.
Rainbow Office
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Rainbow Office
Thông tin điều hành hôm nayThông báo vận hành
Deadline: 11:00 hôm nay
Kế hoạch tuần
04 đầu việc đang triển khai
Biểu mẫu mới
Version 3.2
Đi đến nghiệp vụ
HR · Sales · Marketing · Finance
Tình huống thực tế
Có nhiều thông báo cùng lúc
Ưu tiên Mới / Khẩn / deadline gần, sau đó xử lý theo phạm vi bộ phận.
Hai biểu mẫu cùng tên
So version, ngày cập nhật và đơn vị ban hành rồi chỉ dùng bản hiện hành.
Không thấy nội dung cần xem
Xóa bộ lọc, kiểm tra quyền tài khoản và tải lại trang.
Lưu ý riêng trên mobile
- Dùng menu thu gọn để chuyển phân hệ.
- Ưu tiên đọc thông báo ở chế độ dọc.
- Tài liệu dài nên mở ở tab mới hoặc xoay ngang khi cần.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Ảnh chụp / trạng thái thông báo nếu cần xác nhận đã đọc.
- Tên và version tài liệu đã sử dụng.
- Ngày hoàn tất đầu việc liên quan.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Dùng biểu mẫu cũ | Đối chiếu version trên hệ thống. |
| Bỏ sót deadline | Đọc trường Deadline trước khi đóng thông báo. |
| Đi sai phân hệ | Xác định loại nghiệp vụ trước khi chuyển trang. |
| Không biết ai phụ trách | Đọc trường Người phụ trách / Phạm vi áp dụng. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Người đọc
Đọc nội dung mới, xác định deadline và tài liệu cần dùng.
Leader
Đảm bảo team hiểu phạm vi áp dụng và đầu việc liên quan.
Người quản trị nội dung
Cập nhật version, link, người phụ trách và ẩn nội dung hết hiệu lực.
Thông báo mâu thuẫn với quy trình cũ
Dừng áp dụng bản cũ và xác minh với bộ phận ban hành.
Link tài liệu hỏng
Báo quản trị nội dung kèm tên thông báo và tài liệu.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi nội dung mâu thuẫn, deadline không rõ, link tài liệu hỏng hoặc phạm vi áp dụng không xác định.
Rainbow Me
Khu vực cá nhân cho lịch làm việc, chấm công, phép, hồ sơ và lịch sử dữ liệu cá nhân.
Rainbow Me
Đối tượng sử dụng: Tất cả nhân sự
Minh họa Rainbow Me
Hồ sơ cá nhân · lịch ca · chấm công · nghỉ phép
Đầu vào bắt buộc
- Tài khoản cá nhân
- Lịch ca
- Camera / Location
- Yêu cầu cá nhân
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Bản ghi check-in/out
- Lịch sử công
- Yêu cầu phép
- Trạng thái cá nhân
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Nhân viên | Chấm công, xem ca, gửi phép. |
| Leader | Theo dõi bất thường được phân quyền. |
| HR | Xử lý điều chỉnh, phép và công. |
Câu hỏi thường gặp
Chấm công xong nhưng chưa thấy giờ?
Chờ vài giây, tải lại đúng ngày; nếu vẫn không có, lưu ảnh lỗi và báo hỗ trợ.
Có thể dùng điện thoại người khác không?
Không nên. Nếu bắt buộc theo quy trình đặc biệt, vẫn phải dùng đúng tài khoản cá nhân.
Quên check-out xử lý thế nào?
Báo Leader/HR và làm quy trình điều chỉnh, không tự tạo bản ghi giả.
Phạm vi và trọng tâm
- Xem đúng ca làm và ngày đang thao tác.
- Chấm công vào / ra bằng camera rõ mặt.
- Theo dõi giờ vào, giờ ra và trạng thái công.
- Gửi phép, theo dõi Returned / Approved.
- Kiểm tra bằng chứng cá nhân trước khi kết thúc ca.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Kiểm tra đúng tên và username.
- Bật Camera nếu chấm công.
- Bật Vị trí chính xác khi hệ thống yêu cầu.
- Dùng Chrome hoặc Safari trên điện thoại.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Ngày làm việc | Ngày đang xem hoặc chấm công. |
| Mã ca | S8, C8, S4, G4, C4 hoặc ca khác. |
| Giờ vào | Thời điểm check-in. |
| Giờ ra | Thời điểm check-out. |
| Ảnh chấm công | Ảnh camera tại thời điểm ghi công. |
| Vị trí | Vị trí thiết bị khi chấm công. |
| Trạng thái | Đã ghi nhận, thiếu giờ, chờ duyệt, đã điều chỉnh. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Đúng tài khoản, ngày và mã ca.
- Camera và Location đã được cấp quyền.
- Kết nối mạng ổn định.
Trong khi thao tác
- Check-in / check-out đúng thời điểm.
- Chờ phản hồi thành công trước khi rời trang.
- Kiểm tra lịch sử công ngay sau thao tác.
Sau khi thao tác
- Đủ giờ vào / ra.
- Không có cảnh báo bất thường.
- Nếu lỗi, lưu ảnh màn hình và thời gian phát sinh.
Rainbow Me
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Phan Quốc Chính
rainbow.user · Đang hoạt độngLịch làm việc
Ca S8 · 08:00–14:00
Chấm công
| Ngày | Vào | Ra | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 19/09 | 08:01 | 14:03 | Đã ghi nhận |
Tình huống thực tế
Camera không mở
Kiểm tra quyền Camera, đóng trình duyệt mini và mở lại bằng Chrome/Safari.
Chấm công nhưng không thấy giờ
Chờ vài giây, tải lại đúng ngày; nếu vẫn thiếu, gửi ảnh lỗi + username + thời gian.
Sai ca làm
Không tự sửa nếu không có quyền; báo Leader/HR.
Lưu ý riêng trên mobile
- Đặt trình duyệt ở chế độ cho phép Camera và Location.
- Không chuyển app trong lúc đang chụp ảnh.
- Sau khi chấm, cuộn xuống lịch sử để kiểm tra.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Ảnh chấm công.
- Giờ vào / ra.
- Vị trí nếu hệ thống ghi nhận.
- Ảnh màn hình lỗi nếu có bất thường.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Chấm sai tài khoản | Kiểm tra tên trước khi chấm. |
| Không chờ thông báo thành công | Chỉ rời trang khi có xác nhận. |
| Sai ngày | Kiểm tra calendar trước thao tác. |
| Không có vị trí | Bật Location chính xác. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Nhân viên
Kiểm tra ca, chấm công, theo dõi giờ và gửi phép.
Leader
Theo dõi bất thường của team và xác nhận khi cần.
HR
Đối chiếu và xử lý yêu cầu điều chỉnh có căn cứ.
Check-in thành công nhưng lịch sử trống
Reload đúng ngày, nếu vẫn trống thì báo lỗi kèm thời gian.
Quên check-out
Thực hiện quy trình điều chỉnh, không tạo dữ liệu giả.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi dữ liệu chấm công sai người, sai ngày, camera/location lỗi kéo dài hoặc bản ghi tự biến mất.
Hành chính – Nhân sự
Quản trị hồ sơ nhân sự, lịch ca, phép, chấm công, KPI và phê duyệt dữ liệu nhân sự.
Hành chính – Nhân sự
Đối tượng sử dụng: HR / Leader / Quản lý
Minh họa Nhân sự
Hồ sơ · xếp ca · chấm công · phép · KPI · phê duyệt
Đầu vào bắt buộc
- Hồ sơ nhân sự
- Lịch ca
- Yêu cầu phép
- Dữ liệu chấm công
- KPI
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Lịch ca hợp lệ
- Công được điều chỉnh
- Phép được xử lý
- KPI đúng kỳ
- Trạng thái duyệt
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| HR | Quản trị hồ sơ, ca, công, phép. |
| Leader | Theo dõi và duyệt trong phạm vi. |
| Manager | Kiểm soát dữ liệu quan trọng và quyết định cuối theo quyền. |
Câu hỏi thường gặp
Tên giống nhau thì chọn thế nào?
Dùng username hoặc mã nhân sự.
Đổi ca có cần kiểm tra ca cũ?
Có, phải tránh ca trùng và kiểm tra ngày.
Điều chỉnh công không có ảnh có được không?
Phụ thuộc quy trình, nhưng cần có căn cứ đủ để giải thích thay đổi.
Phạm vi và trọng tâm
- Tra cứu đúng nhân sự bằng username hoặc mã nhân sự.
- Quản lý ca làm, phép, công và hồ sơ thay đổi.
- Kiểm tra xung đột lịch và căn cứ điều chỉnh công.
- Theo dõi KPI hoặc dữ liệu đánh giá đúng kỳ.
- Phê duyệt có ghi chú rõ nếu Returned.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Tìm đúng nhân sự bằng username / mã nhân sự.
- Chọn đúng ngày hoặc kỳ.
- Kiểm tra quyền chỉnh sửa / phê duyệt.
- Tìm bản ghi hiện có trước khi tạo mới.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Nhân sự | Tên + username / mã nhân sự. |
| Bộ phận | Phòng ban / khu vực / chi nhánh. |
| Ngày / kỳ | Ngày công, tuần, tháng hoặc kỳ đánh giá. |
| Mã ca | S8 / C8 / S4 / G4 / C4. |
| Loại nghỉ | Phép, không phép, nghỉ khác. |
| Giờ công | Giờ vào, giờ ra, tổng giờ. |
| Trạng thái duyệt | Draft, Pending, Approved, Returned. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Xác định đúng nhân sự và kỳ dữ liệu.
- Tìm bản ghi hiện có trước khi tạo mới.
- Chuẩn bị căn cứ khi điều chỉnh công / ca.
Trong khi thao tác
- Kiểm tra xung đột ca.
- Đối chiếu phép với lịch làm việc.
- Ghi chú rõ mọi thay đổi quan trọng.
Sau khi thao tác
- Mở lại hồ sơ / lịch sau khi lưu.
- Kiểm tra trạng thái duyệt.
- Đảm bảo không còn bản ghi trùng.
Hành chính – Nhân sự
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Nguyễn Khánh Vy
PG · GO! Đà NẵngXếp ca
Chấm công
Tình huống thực tế
Hai nhân sự cùng tên
Đối chiếu username / mã nhân sự.
Đổi ca sát giờ
Kiểm tra xung đột, sửa đúng ngày và mở lại lịch sau lưu.
Điều chỉnh công thiếu căn cứ
Yêu cầu ảnh / ghi chú trước khi duyệt.
Lưu ý riêng trên mobile
- Ưu tiên thao tác phê duyệt và tra cứu; các bảng lớn nên dùng desktop.
- Nếu phải xếp ca trên mobile, kiểm tra ngày ở đầu màn hình trước mỗi lần lưu.
- Khi danh sách dài, dùng tìm kiếm thay vì cuộn thủ công.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Ghi chú điều chỉnh công.
- Lịch ca sau thay đổi.
- Lý do Returned / Approved.
- Tệp hoặc ảnh căn cứ nếu quy trình yêu cầu.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai người | Kiểm tra username. |
| Sai kỳ | Đọc ngày/tháng ở đầu trang. |
| Trùng bản ghi | Tìm bản cũ trước khi tạo. |
| Duyệt thiếu kiểm tra | Rà dữ liệu gốc và ghi chú. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
HR
Tạo / cập nhật hồ sơ, ca, công và phép theo quy trình.
Leader
Cung cấp căn cứ, xác nhận lịch và yêu cầu của team.
Quản lý
Phê duyệt các thay đổi vượt thẩm quyền HR/Leader.
Nhân sự trùng tên
Dùng username hoặc mã nhân sự.
Ca mới chồng ca cũ
Không lưu cho tới khi xử lý xung đột.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi dữ liệu nhân sự sai mapping, kỳ bị khóa nhưng cần điều chỉnh, hoặc thay đổi có tác động tới lương/công.
Kinh doanh
Quản lý doanh số, KPI, sản phẩm, chi nhánh, nhân sự và báo cáo bán hàng theo ngày.
Kinh doanh
Đối tượng sử dụng: PG / Sales / Leader / Quản lý
Minh họa Kinh doanh
Ngày bán · chi nhánh · nhân sự · SKU · doanh số · KPI
Đầu vào bắt buộc
- Ngày bán
- Chi nhánh
- Nhân sự
- SKU
- Số lượng
- Doanh số
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Báo cáo ngày
- KPI cập nhật
- Doanh số theo nhân sự
- Dữ liệu điều chỉnh
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| PG / Sales | Nhập số liệu bán hàng. |
| Leader | Kiểm tra dữ liệu đội nhóm và điều chỉnh theo quyền. |
| Manager | Theo dõi KPI, báo cáo và bất thường. |
Câu hỏi thường gặp
Sai chi nhánh sau khi lưu?
Tìm bản ghi đã lưu và điều chỉnh theo quy trình; không nhập chồng.
KPI không đổi sau lưu?
Kiểm tra ngày, kỳ KPI, trạng thái lưu và báo cáo.
Có thể gộp nhiều SKU một dòng?
Không nên nếu hệ thống cần theo dõi từng mã hàng.
Phạm vi và trọng tâm
- Nhập đúng ngày bán, đúng chi nhánh và đúng nhân sự.
- Tách rõ từng SKU, số lượng và doanh số.
- Kiểm tra KPI đã đạt, còn lại và % hoàn thành.
- Đối chiếu lại báo cáo sau khi lưu dữ liệu.
- Thực hiện quy trình điều chỉnh đơn sai có căn cứ.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Chọn đúng ngày bán hàng.
- Chọn đúng khu vực / chi nhánh.
- Chọn đúng nhân sự.
- Có số liệu bán hàng đã đối chiếu.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Ngày bán | Ngày thực tế phát sinh doanh số. |
| Khu vực | Đà Nẵng, Nha Trang, Phan Thiết, ... |
| Chi nhánh | GO! / LOTTE cụ thể. |
| Nhân sự | PG / Sales chịu trách nhiệm. |
| SKU | Mã sản phẩm. |
| Số lượng | Số đơn vị bán. |
| Doanh số | Giá trị bán hàng. |
| KPI | Mục tiêu và % hoàn thành. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Khóa đúng ngày bán, chi nhánh và nhân sự.
- Có danh sách SKU và số liệu bán hàng.
- Đối chiếu bill / số liệu quầy nếu có.
Trong khi thao tác
- Nhập từng SKU riêng.
- Kiểm tra số lượng, doanh số và KPI.
- Không lưu lặp khi hệ thống đang xử lý.
Sau khi thao tác
- Mở báo cáo ngày / tuần để đối chiếu.
- Kiểm tra % KPI logic.
- Xử lý đơn sai bằng quy trình điều chỉnh.
Kinh doanh
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Nguyễn Khánh Vy
PG · GO! Đà Nẵng| SKU | Số lượng | Doanh số |
|---|---|---|
| RBM500 | ||
| CCD244 |
Tình huống thực tế
Nhập nhầm chi nhánh
Dừng nhập, tìm bản đã lưu và thực hiện điều chỉnh theo quy trình.
KPI thấp bất thường
Kiểm tra mục tiêu, kỳ, doanh số và số ngày đã qua.
Sai mã sản phẩm
Ghi rõ mã sai, mã đúng, số lượng và giá trị cần chỉnh.
Lưu ý riêng trên mobile
- Ưu tiên nhập nhanh số liệu nhỏ; báo cáo bảng rộng nên xoay ngang.
- Sau khi lưu, kiểm tra KPI ngay trên cùng phiên làm việc.
- Nếu mạng yếu, không bấm lưu nhiều lần.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Ảnh/bill nếu quy trình yêu cầu.
- Mã đơn / mã sản phẩm khi điều chỉnh.
- Báo cáo KPI sau lưu.
- Ghi chú lý do sửa dữ liệu.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai ngày | Khóa đúng ngày trước nhập. |
| Sai nhân sự | Kiểm tra username. |
| Sai SKU | Đối chiếu mã sản phẩm. |
| Lưu trùng | Chờ phản hồi trước khi bấm lại. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
PG / Sales
Nhập số liệu đúng ngày, điểm bán, SKU.
Leader
Đối chiếu team, KPI và bất thường.
Quản lý
Xem báo cáo, xử lý điều chỉnh vượt thẩm quyền.
Doanh số đúng nhưng KPI sai
Kiểm KPI mục tiêu và kỳ trước khi sửa doanh số.
Nhập nhầm điểm bán
Tìm bản đã lưu và dùng quy trình điều chỉnh.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi KPI hệ thống tính khác logic sau khi đã kiểm ngày, mục tiêu và doanh số; hoặc dữ liệu bị ghi sang người khác.
Marketing
Quản lý kế hoạch nội dung, campaign, KPI, chi phí và lịch triển khai theo thương hiệu / kênh.
Marketing
Đối tượng sử dụng: Marketing / Content / Media
Minh họa Marketing
Campaign · Content Calendar · KPI · chi phí · hiệu quả
Đầu vào bắt buộc
- Brand
- Campaign
- Content plan
- Asset
- KPI
- Chi phí
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Calendar nội dung
- Trạng thái xuất bản
- KPI campaign
- Báo cáo chi phí
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Content | Tạo và cập nhật nội dung. |
| Design / Media | Bổ sung asset và kết quả. |
| Marketing Lead | Theo dõi campaign, KPI và chi phí. |
Câu hỏi thường gặp
Bài đã đăng mà vẫn Draft?
Cập nhật Published để báo cáo phản ánh đúng thực tế.
Một bài thuộc nhiều campaign?
Theo quy tắc nội bộ, chọn campaign chính hoặc cách gắn được quy định.
KPI lấy ở thời điểm nào?
Theo kỳ đo lường đã xác định cho campaign.
Phạm vi và trọng tâm
- Quản lý lịch nội dung theo thương hiệu và campaign.
- Theo dõi trạng thái Draft / Scheduled / Published.
- Gắn link bài đăng, asset và bằng chứng triển khai.
- Theo dõi KPI Reach, Engagement, Leads hoặc Sales.
- Ghi nhận ngân sách và chi phí theo chiến dịch.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Chọn đúng thương hiệu.
- Chọn đúng campaign.
- Xác định thời gian triển khai.
- Chuẩn bị KPI / ngân sách nếu cần.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Thương hiệu | Lion Cafe, Lion King, Robinson Farm, Gama Food... |
| Kênh | Facebook, TikTok, YouTube, Website, E-commerce. |
| Campaign | Tên chiến dịch. |
| Ngày đăng | Ngày dự kiến / thực tế. |
| Trạng thái | Draft, Scheduled, Published. |
| KPI | Reach, Engagement, Sales, Leads... |
| Chi phí | Ngân sách / chi phí thực tế. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Chọn đúng brand và campaign.
- Kiểm tra calendar để tránh trùng lịch.
- Chuẩn bị asset / nội dung / KPI.
Trong khi thao tác
- Cập nhật trạng thái đúng thực tế.
- Gắn link bài và asset cuối.
- Nhập KPI / chi phí đúng kỳ.
Sau khi thao tác
- Kiểm tra calendar và báo cáo campaign.
- Không để bài Published vẫn ở Draft.
- Đối chiếu chi phí với chứng từ.
Marketing
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Content Calendar
Nội dung
Tình huống thực tế
Một content thuộc nhiều campaign
Gắn theo campaign chính hoặc quy tắc nội bộ để tránh trùng.
Bài đã đăng nhưng vẫn Draft
Cập nhật Published để báo cáo không sai.
Chi phí chưa có chứng từ
Lưu nháp nếu quy trình cho phép và bổ sung sau.
Lưu ý riêng trên mobile
- Dùng mobile để cập nhật trạng thái nhanh; lập kế hoạch dài nên dùng desktop.
- Calendar nên xoay ngang khi cần nhìn nhiều ngày.
- Khi nhập chi phí, kiểm tra số tiền trước khi bấm lưu.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Link bài đăng / ID nội dung.
- Ảnh hoặc file creative cuối.
- Chứng từ chi phí nếu có.
- Báo cáo KPI theo kỳ.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai brand | Kiểm tra brand filter. |
| Sai campaign | Mở đúng chiến dịch trước nhập. |
| Sai trạng thái | Cập nhật theo thực tế. |
| Sai kỳ KPI | Kiểm tra thời gian campaign. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Content / Media
Tạo và cập nhật nội dung / asset.
Marketing Lead
Kiểm calendar, campaign, KPI và ngân sách.
Quản lý
Theo dõi hiệu quả và quyết định điều chỉnh chiến dịch.
Bài đã đăng vẫn Draft
Cập nhật Published và gắn link bài.
Một asset dùng nhiều brand
Tạo liên kết rõ, không nhập nhầm brand.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi campaign bị trùng cấu trúc, KPI không ghi nhận đúng kỳ hoặc chi phí không thể phân loại.
Tài chính
Quản lý thu, chi, chứng từ, danh mục, phê duyệt và báo cáo tài chính nội bộ.
Tài chính
Đối tượng sử dụng: Tài chính / Kế toán / Quản lý
Minh họa Tài chính
Thu · chi · chứng từ · danh mục · phê duyệt · báo cáo
Đầu vào bắt buộc
- Loại giao dịch
- Ngày phát sinh
- Danh mục
- Số tiền
- Chứng từ
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Phiếu thu/chi
- Trạng thái duyệt
- Báo cáo kỳ
- Lịch sử chứng từ
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Người đề nghị | Tạo hồ sơ và đính kèm chứng từ. |
| Finance | Kiểm tra phân loại và báo cáo. |
| Approver | Phê duyệt theo thẩm quyền. |
Câu hỏi thường gặp
Thiếu chứng từ có gửi duyệt không?
Chỉ khi quy trình cho phép; thông thường nên lưu Draft và bổ sung.
Sai danh mục sau Approved?
Thực hiện quy trình điều chỉnh, không tự sửa nếu bản ghi bị khóa.
Tại sao báo cáo chưa thấy giao dịch?
Kiểm tra trạng thái Approved, kỳ và đơn vị.
Phạm vi và trọng tâm
- Chọn đúng loại nghiệp vụ và ngày phát sinh.
- Phân loại đúng danh mục chi phí / nguồn thu.
- Đính kèm đúng hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.
- Theo dõi Draft, Pending, Approved, Returned.
- Đối chiếu dữ liệu lên báo cáo kỳ sau phê duyệt.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Xác định đúng loại nghiệp vụ.
- Có số tiền và nội dung rõ ràng.
- Chuẩn bị chứng từ.
- Biết luồng phê duyệt.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Loại nghiệp vụ | Thu, Chi, Hoàn ứng, Tạm ứng. |
| Ngày phát sinh | Ngày thực tế giao dịch. |
| Danh mục | Nguyên vật liệu, Marketing, Vận hành... |
| Số tiền | Giá trị giao dịch. |
| Nội dung | Diễn giải mục đích. |
| Chứng từ | Hóa đơn, phiếu chi, tài liệu liên quan. |
| Trạng thái | Draft, Pending, Approved, Returned. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Xác định đúng loại nghiệp vụ và kỳ.
- Chuẩn bị chứng từ.
- Kiểm tra danh mục và đơn vị phát sinh.
Trong khi thao tác
- Nhập đúng ngày, số tiền, nội dung.
- Preview chứng từ trước khi gửi.
- Lưu Draft nếu hồ sơ chưa hoàn chỉnh.
Sau khi thao tác
- Theo dõi Pending / Returned / Approved.
- Đối chiếu giao dịch lên báo cáo.
- Không sửa trái quy trình sau Approved.
Tài chính
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Tình huống thực tế
Thiếu chứng từ
Lưu Draft và bổ sung sau theo quy trình.
Sai danh mục
Sửa trước khi Approved.
Báo cáo tổng lệch
Kiểm tra kỳ, trạng thái và phạm vi đơn vị.
Lưu ý riêng trên mobile
- Ưu tiên xem trạng thái / duyệt nhanh; nhập giao dịch phức tạp nên dùng desktop.
- Khi tải chứng từ từ điện thoại, kiểm tra đúng file ảnh/PDF.
- Không rời trang khi file đang tải lên.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Hóa đơn / phiếu chi / chứng từ.
- Ghi chú phê duyệt.
- Trạng thái Approved / Returned.
- Bản báo cáo kỳ liên quan.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai ngày | Kiểm tra ngày phát sinh. |
| Sai danh mục | Chọn đúng nhóm. |
| Nhầm chứng từ | Preview trước gửi. |
| Gửi thiếu dữ liệu | Rà checklist trước Submit. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Người đề nghị
Nhập đủ giao dịch và chứng từ.
Finance
Kiểm danh mục, số tiền, kỳ và chứng từ.
Người duyệt
Đối chiếu căn cứ, duyệt hoặc trả lại có lý do.
Thiếu hóa đơn
Lưu Draft nếu quy trình cho phép.
Returned vì sai danh mục
Sửa đúng bản Returned, không tạo bản mới.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi giao dịch Approved nhưng sai số tiền/kỳ, kỳ đã khóa hoặc chứng từ có vấn đề cần xác minh.
Kho – Sản xuất
Kiểm kho, tồn kho, trưng bày, hư hỏng, KM/sampling, sản xuất và QC.
Kho – Sản xuất
Đối tượng sử dụng: Kho / Sản xuất / QC / Leader
Minh họa Kho
Tồn kho · trưng bày · hư hỏng · KM / sampling · chênh lệch
Đầu vào bắt buộc
- Địa điểm
- Ngày kiểm
- SKU
- Kho
- Trưng bày
- Hư hỏng
- KM/Sampling
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- Tổng tồn
- Chênh lệch
- Báo cáo kiểm kho
- Bằng chứng hiện trường
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Nhân sự kiểm kho | Đếm thực tế và nhập số liệu. |
| Leader | Đối chiếu chênh lệch. |
| Quản lý | Xác nhận báo cáo và xử lý bất thường. |
Câu hỏi thường gặp
Có cộng hàng KM vào tồn bán?
Không nếu hệ thống tách riêng; nhập đúng cột KM/Sampling.
Chênh lệch 1 đơn vị có cần ghi chú?
Nên ghi rõ nguyên nhân nếu xác định được.
SKU tên gần giống xử lý sao?
Ưu tiên mã SKU.
Phạm vi và trọng tâm
- Kiểm theo đúng địa điểm và ngày kiểm kho.
- Theo dõi từng SKU với tồn kho, trưng bày và KM.
- Tách riêng hàng hư hỏng hoặc hết date.
- Ghi rõ chênh lệch thực tế so với hệ thống.
- Đính kèm ghi chú hoặc hình ảnh hiện trường khi cần.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Chọn đúng địa điểm.
- Có danh sách SKU.
- Kiểm hàng thực tế.
- Chụp ảnh nếu quy trình yêu cầu.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Địa điểm | Kho, siêu thị, chi nhánh. |
| SKU | Mã sản phẩm. |
| Tồn kho | Hàng trong kho. |
| Trưng bày | Hàng tại quầy. |
| Hư hỏng / hết date | Hàng không còn bán được. |
| KM / Sampling | Hàng dùng khuyến mãi / dùng thử. |
| Tổng tồn | Tổng theo công thức hệ thống. |
| Chênh lệch | So sánh thực tế với hệ thống. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Đúng địa điểm và ngày kiểm.
- Có danh sách SKU.
- Kiểm cả kho và khu trưng bày.
Trong khi thao tác
- Tách kho / trưng bày / KM / hư hỏng.
- Ghi chênh lệch thay vì ép số.
- Chụp bằng chứng nếu quy trình yêu cầu.
Sau khi thao tác
- Kiểm tổng tồn.
- Đảm bảo không thiếu SKU.
- Xác nhận báo cáo và lưu bằng chứng.
Kho – Sản xuất
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
| SKU | Kho | Trưng bày | Hỏng | KM | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|
| RBM500 | 65 |
Tình huống thực tế
Lệch 1 sản phẩm
Kiểm lại quầy, kho và ghi chú nguyên nhân.
SKU tên gần giống
Dùng mã SKU.
Có hàng sampling
Nhập riêng, không cộng vào bán hàng.
Lưu ý riêng trên mobile
- Dùng mobile tốt cho kiểm kho hiện trường và chụp ảnh.
- Bảng nhiều cột nên xoay ngang.
- Sau mỗi nhóm SKU, kiểm tra tổng trước khi sang nhóm tiếp theo.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Ảnh kho / quầy nếu quy trình yêu cầu.
- Ảnh hàng hư hỏng / hết date.
- Ghi chú chênh lệch.
- Báo cáo kiểm kho cuối cùng.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai địa điểm | Khóa bộ lọc trước nhập. |
| Sai SKU | Kiểm mã. |
| Bỏ sót trưng bày | Kiểm quầy. |
| Ép số cho khớp | Ghi chênh lệch thay vì sửa bừa. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Người kiểm kho
Đếm và nhập đúng SKU / vị trí.
Leader / Quản lý
Đối chiếu chênh lệch và nguyên nhân.
Kho / QC
Xử lý hàng hư hỏng, hết date, KM/sampling theo quy trình.
Tổng thực tế thấp hơn hệ thống
Kiểm lại quầy, kho, KM và hàng lỗi trước khi kết luận.
Hàng hết date
Tách riêng và ghi bằng chứng.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi chênh lệch lớn, tồn âm, SKU không có trên danh mục hoặc dữ liệu sau lưu thay đổi bất thường.
Sản xuất & QC
Quản lý lệnh sản xuất, nguyên liệu, sản lượng, số lô, hao hụt và kết quả QC để đảm bảo truy vết từ đầu vào tới thành phẩm.
QC
Quy trình sản xuất & kiểm soát chất lượng
Đối tượng: Sản xuất, Kho, QC, Quản lý. Không xác nhận hoàn thành khi còn thiếu sản lượng thực tế, số lô hoặc kết quả QC.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã lệnh | Mã kế hoạch / lệnh sản xuất. |
| SKU thành phẩm | Mã sản phẩm cần sản xuất. |
| Ngày sản xuất | Ngày thực tế. |
| Số lô | Mã dùng để truy vết. |
| Nguyên liệu | Danh sách và số lượng nguyên liệu. |
| Kế hoạch | Số lượng dự kiến. |
| Thực tế | Sản lượng thực tế. |
| Hao hụt | Chênh lệch cần giải thích. |
| QC | Đạt / Không đạt / Cần xử lý. |
| Ghi chú | Bất thường và hướng xử lý. |
Quy trình chuẩn
Mở đúng lệnh sản xuất
Chọn đúng ngày, mã lệnh và sản phẩm.
Xác nhận SKU / số lô
Đối chiếu mã thành phẩm và lô trước khi bắt đầu.
Kiểm nguyên liệu
Đảm bảo nguyên liệu đủ và phù hợp.
Ghi kế hoạch
Xác nhận sản lượng dự kiến.
Nhập sản lượng thực tế
Nhập số thực tế, không dùng ước tính.
Ghi hao hụt
Giải thích chênh lệch nếu có.
Thực hiện QC
Kiểm đủ tiêu chí trước khi đánh dấu Đạt.
Xử lý hàng không đạt
Tách / cách ly / tái kiểm theo quy trình.
Xác nhận hoàn thành
Kiểm lô, số lượng, QC và lưu trạng thái cuối.
Điểm kiểm soát
- Đúng lệnh / SKU / lô.
- Nguyên liệu đủ và đúng.
- Hao hụt có giải thích.
- QC có kết quả.
Khi QC không đạt
Không đưa vào tồn bán. Ghi rõ trạng thái, cách ly và hướng xử lý / tái kiểm theo quy trình.
Bằng chứng nên lưu
- Mã lệnh / lô.
- Sản lượng thực tế.
- Ảnh QC nếu cần.
- Ghi chú hao hụt.
Kho tài liệu
Biểu mẫu, quy trình, chính sách, hướng dẫn và tài liệu chính thức.
Kho tài liệu
Đối tượng sử dụng: Toàn bộ nhân sự theo quyền
Minh họa Kho tài liệu
Version · hiệu lực · nguồn ban hành · preview · tải file
Đầu vào bắt buộc
- Tên tài liệu
- Nhóm
- Version
- Ngày hiệu lực
- Nguồn ban hành
Điểm kiểm soát
Đầu ra cần đạt
- File đúng phiên bản
- Tài liệu liên quan
- Căn cứ nghiệp vụ
Trách nhiệm theo vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Người dùng | Tìm và sử dụng tài liệu. |
| Bộ phận ban hành | Cập nhật tài liệu theo quyền. |
| Admin | Quản lý quyền và cấu trúc thư viện nếu được giao. |
Câu hỏi thường gặp
Hai file cùng tên?
So version, ngày hiệu lực và nguồn ban hành.
File trên máy khác bản hệ thống?
Ưu tiên bản hệ thống đang hiệu lực.
Không tải được file?
Kiểm tra quyền và trình duyệt.
Phạm vi và trọng tâm
- Tìm tài liệu theo tên hoặc từ khóa.
- Kiểm tra version và ngày hiệu lực trước khi dùng.
- Xác nhận đúng đơn vị ban hành tài liệu.
- Mở preview để kiểm tra nội dung và phạm vi.
- Tải đúng file đang hiệu lực thay vì dùng bản cũ.
Thông tin quan trọng
Trước khi thao tác
- Biết tên hoặc nhóm tài liệu.
- Kiểm tra version.
- Kiểm tra ngày hiệu lực.
- Không sửa bản gốc nếu không được phép.
Nguyên tắc vận hành
Đúng người / đúng phạm vi / đúng ngày / đủ dữ liệu / thấy trạng thái lưu / mở lại kiểm tra. Với dữ liệu quan trọng, không coi thao tác là hoàn tất chỉ vì đã bấm nút.
Giải thích trường dữ liệu
Dùng phần này để hiểu chính xác mỗi trường cần nhập và ý nghĩa của nó.
| Trường / khu vực | Ý nghĩa và cách sử dụng |
|---|---|
| Tên tài liệu | Tên chính thức. |
| Nhóm | Biểu mẫu, Quy trình, Chính sách, Hướng dẫn. |
| Phiên bản | Version tài liệu. |
| Ngày hiệu lực | Ngày bắt đầu áp dụng. |
| Bộ phận ban hành | Nguồn chịu trách nhiệm. |
| Tài liệu liên quan | Các văn bản / biểu mẫu liên kết. |
Quy trình Trước – Trong – Sau
Trước khi thao tác
- Biết tên / nhóm tài liệu.
- Không dùng file cũ chưa đối chiếu.
- Kiểm tra quyền tải.
Trong khi thao tác
- So version, ngày hiệu lực, nguồn ban hành.
- Preview trước khi tải.
- Mở tài liệu liên quan nếu cần.
Sau khi thao tác
- Chỉ dùng bản đang hiệu lực.
- Giữ nguyên tên file nếu quy định yêu cầu.
- Không tự sửa bản gốc.
Kho tài liệu
Màn hình bên dưới được thiết kế riêng cho phân hệ này. Có thể bấm trực tiếp vào thành phần trong mô phỏng.
Quy trình kiểm kho Lotte
Version 3.2 · 18/09/2026Mẫu báo cáo tồn kho
Version 2.1Hướng dẫn kiểm kho
Version 1.5Tình huống thực tế
Hai file cùng tên
So version và ngày hiệu lực.
File trên máy khác hệ thống
Ưu tiên bản hệ thống.
Không có quyền tải
Liên hệ quản trị quyền.
Lưu ý riêng trên mobile
- Dùng tìm kiếm trước thay vì cuộn danh sách dài.
- PDF dài nên mở ở viewer riêng.
- Nếu tải nhiều file, kiểm tra tên file ngay sau khi tải.
Bằng chứng / dữ liệu nên lưu
- Tên file + version.
- Ngày hiệu lực.
- Bộ phận ban hành.
- Tài liệu liên quan đã sử dụng.
Lỗi thường gặp và cách xử lý
Ưu tiên kiểm tra bộ lọc, tài khoản và trạng thái trước khi kết luận hệ thống lỗi.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Dùng bản cũ | Kiểm version. |
| Sai phạm vi | Đọc mô tả. |
| Tự sửa bản gốc | Chỉ chỉnh khi được phép. |
| Không kiểm hiệu lực | Luôn xem metadata. |
Checklist hoàn tất nghiệp vụ
Quy trình theo vai trò & điểm kiểm soát
Phần này dùng khi đào tạo nhân sự mới, kiểm tra lỗi hoặc rà soát một nghiệp vụ có rủi ro.
Người dùng
Tìm và dùng đúng tài liệu.
Bộ phận ban hành
Duy trì version, ngày hiệu lực và tài liệu liên quan.
Admin tài liệu
Quản lý quyền, trạng thái, file hết hiệu lực.
Hai file cùng tên
So version, ngày hiệu lực và nguồn ban hành.
File máy cá nhân khác hệ thống
Ưu tiên bản hệ thống.
Khi nào cần chuyển cấp / hỗ trợ
Escalate khi không xác định được bản đang hiệu lực, file lỗi hoặc quyền truy cập không phù hợp.
Phê duyệt & quản lý trạng thái
Chuẩn hóa cách người tạo và người duyệt xử lý hồ sơ để tránh gửi trùng, trả lại không rõ lý do hoặc duyệt thiếu căn cứ.
Draft → Submit → Pending → Approved / Returned
Nguyên tắc: hồ sơ Returned phải sửa trên đúng bản ghi để giữ lịch sử; không tạo bản mới chỉ để bỏ qua trạng thái.
| Trường / trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Draft | Nháp, chưa gửi. |
| Submitted | Đã gửi vào luồng. |
| Pending | Chờ người có thẩm quyền. |
| Approved | Đã duyệt. |
| Returned | Trả lại để chỉnh sửa. |
| Rejected | Không chấp nhận. |
| Approver Note | Ghi chú của người duyệt. |
| Audit Trail | Lịch sử tạo / gửi / duyệt / trả lại nếu có. |
Quy trình chuẩn
Hoàn thiện Draft
Điền đủ trường bắt buộc và kiểm tra dữ liệu.
Kiểm tra căn cứ
Mở file, ảnh, bill hoặc tài liệu liên quan.
Submit
Gửi một lần và chờ trạng thái phản hồi.
Người duyệt đối chiếu
Đọc nội dung chi tiết, không duyệt chỉ từ tiêu đề.
Approved / Returned
Duyệt nếu đúng, trả lại có lý do nếu cần sửa.
Người tạo theo dõi
Không tạo bản mới khi bản cũ Returned.
Sửa Returned
Chỉ sửa phần được yêu cầu và giữ căn cứ.
Resubmit
Kiểm tra lần cuối rồi gửi lại.
Người tạo
Chịu trách nhiệm về tính đúng và đầy đủ của dữ liệu / căn cứ.
Người duyệt
Đối chiếu nội dung, căn cứ, thẩm quyền và ghi lý do rõ khi Returned.
Không nên
Submit nhiều lần, duyệt hàng loạt sai bộ lọc, tạo bản mới thay bản Returned.
Thông báo hệ thống
Thông báo giúp theo dõi phê duyệt, cảnh báo, kỳ sắp khóa và thay đổi có liên quan tới tài khoản.
Ưu tiên xử lý
- Returned / Rejected.
- Yêu cầu cần duyệt.
- Kỳ sắp khóa.
- Cảnh báo dữ liệu.
Đã đọc ≠ đã xử lý
Chỉ đánh dấu đã đọc sau khi hiểu nội dung; vẫn cần hoàn tất nghiệp vụ liên quan.
Xóa thông báo
Chỉ xóa khi chắc chắn không còn cần đối chiếu; ưu tiên giữ lịch sử nếu hệ thống hỗ trợ.
Xuất Excel, PDF, Word và in
Trước khi xuất, kiểm tra bộ lọc, kỳ, phạm vi và tên báo cáo. File trình bày đẹp nhưng sai phạm vi vẫn là báo cáo sai.
Excel
- Đối chiếu header và tổng số.
- Kiểm tra cột ngày / mã / số tiền.
- Không sửa bản gốc nếu dùng lưu trữ chính thức.
- Kiểm khổ giấy và lề.
- Bảng không bị cắt.
- Font và chữ ký hiển thị đủ.
Word / In
- Preview trước khi in.
- Kiểm tiêu đề, ngày tháng, chữ ký.
- Dùng đúng mẫu ban hành.
Nguyên tắc sử dụng trên mobile
Mobile phù hợp chấm công, duyệt nhanh, kiểm kho hiện trường và cập nhật trạng thái; bảng lớn và báo cáo phức tạp nên ưu tiên desktop.
Trình duyệt
- Chrome / Safari.
- Không dùng browser mini trong app chat.
- Reload sau khi đổi quyền.
Camera / vị trí
- Cấp quyền chính xác.
- Ảnh đủ sáng.
- Chờ upload hoàn tất.
Bảng rộng
- Xoay ngang.
- Dùng filter / search.
- Kiểm nút Lưu không bị che.
Bảo mật và an toàn dữ liệu
Tài khoản gắn với trách nhiệm cá nhân. Không chia sẻ tài khoản hoặc cho người khác thao tác thay khi không được phép.
Nên làm
- Dùng tài khoản cá nhân.
- Đăng xuất thiết bị dùng chung.
- Kiểm tra tên miền.
- Báo ngay khi nghi ngờ lộ tài khoản.
Không nên
- Chia sẻ mật khẩu.
- Gửi dữ liệu nhạy cảm vào nhóm công khai.
- Cho mượn phiên đăng nhập.
- Tải file nội bộ lên dịch vụ không được phép.
Thiết bị cá nhân
- Khóa màn hình.
- Không lưu mật khẩu trên máy dùng chung.
- Xóa file nhạy cảm khi không còn cần.
Xử lý lỗi tổng hợp
Kiểm tra theo thứ tự: mạng → tài khoản → bộ lọc → quyền trình duyệt → trường bắt buộc → trạng thái thao tác → reload.
| Lỗi | Kiểm tra | Xử lý | Gửi hỗ trợ |
|---|---|---|---|
| Trang tải lâu | Mạng / nhiều tab | Reload một lần, đóng tab dư | Thời gian, trình duyệt, ảnh |
| Không tải dữ liệu | Filter / ngày / quyền | Reset filter, kiểm tài khoản | Username, phân hệ, bộ lọc |
| Camera lỗi | Quyền Camera | Dùng Chrome/Safari, cấp lại quyền | Thiết bị, trình duyệt |
| Location lỗi | GPS / Location | Bật vị trí chính xác | Ảnh cài đặt quyền |
| Không lưu | Trường bắt buộc / mạng | Kiểm trường thiếu, thử lại một lần | Nội dung lỗi, thao tác |
| Sai người | Username / filter | Dừng thao tác | Ảnh dữ liệu sai |
| Xuất file lỗi | Filter / dữ liệu dài | Preview, thử phạm vi nhỏ | Tên báo cáo, format |
| Phiên hết hạn | Thời gian phiên | Đăng nhập lại | Báo nếu lặp bất thường |
Checklist hằng ngày, hằng tuần và cuối tháng
Dùng để giảm tình trạng phát hiện sai dữ liệu quá muộn.
Cuối ngày
- Chấm công đủ vào / ra.
- Doanh số ngày đã nhập.
- Thông báo khẩn đã xử lý.
- Pending quan trọng đã theo dõi.
- Lỗi đã chụp bằng chứng.
Cuối tuần
- Rà lịch ca tuần mới.
- Đối chiếu KPI.
- Xử lý Returned.
- Đối chiếu kho / chênh lệch.
- Kiểm tài liệu mới.
Cuối tháng
- Kiểm dữ liệu công.
- Chốt KPI.
- Đối chiếu tài chính / chi phí.
- Đối chiếu tồn kho.
- Lưu báo cáo và bằng chứng.
Cách gửi yêu cầu hỗ trợ
Không chỉ gửi “bị lỗi”. Cần đủ ngữ cảnh để người hỗ trợ có thể tái hiện và xử lý nhanh.
5 thông tin bắt buộc
- Username.
- Phân hệ.
- Thời gian xảy ra.
- Thao tác vừa làm.
- Ảnh / nội dung lỗi.
Nếu lỗi dữ liệu
- Ngày / kỳ.
- Nhân sự / SKU / chứng từ.
- Số đúng mong đợi.
- Số đang hiển thị.
Nếu lỗi mobile
- Thiết bị.
- Trình duyệt.
- Quyền Camera / Location.
- Mạng đang dùng.
